Outlook ： 予定表グループスケジュールの概要と注意点

このページでは予定表のグループスケジュールについてのみ抜粋して解説しています。Exchange + Outlook環境での予定表の共有全てについては下記を参照してくださ い。（★Outlook2010：ユーザー間で予定表を共有する （完全ガイド））

■ グループスケジュールを使って予定表を共有する

グループスケジュールを利用するとメンバーのスケジュールを一度に確認することができ、会議などのセッティングが円滑に行えます。

Outlook2010ではナビゲーションウィンドウに他のユーザーの予定表を追加することによって、グループスケジュールとして利用できます。

　

■ グループスケジュールを表示するには

 方法1

1. 予定表を表示し、【ホーム】タブ−「予定表を開く▼」−「共有の予定表を開く」をクリック

2. 「共有の予定表を開く」ダイアログで他ユーザーの名前を入力し、「OK」をクリック

▼ ナビゲーションウィンドウに共有の予定表が作成され、スケジュールが表示されます。

■ 自分の予定を公開するには

1. 予定表アイテムを開き、「予定の公開方法」を「仮の予定」「予定あり」「外出中」のいづれかに設定する
   
   　

2. 予定の内容（中身）も公開したい場合は、予定表フォルダに参照者以上のアクセス権をユーザーに付与する

■ 他のユーザーに予定を公開したくない

 全ての予定を公開したくない

Outlook2003までは社内ユーザーなら誰でも予定の有無までは分かるため、それすら表示したくない場合は アイテムの公開方法を「空き時間」にします。Outlook2007（+Exchange2007）以降では、既定のアクセス権に「なし」が設定できます。この場合、公開方法に関わらず全ての予定を非表示にすることができます。

　

 空き時間情報を公開するが、特定の予定は表示したくない

空いている時間は見せる（予定日時は公開する）が、特定の予定は非表示にしたい場合はアクセス許可レベルを既定の「空き時間情報」とし、非表示にしたい予定の「公開方法」を「空き時間」とします。（「公開方法」が予定あり・仮の予定・外出中のアイテムは日時が公開される）
※ アクセス許可レベルが「空き時間情報」の場合「公開方法」が「空き時間」の予定は表示されませんが、「参照者」以上の権限を持つユーザーからは「空き時間」の予定も閲覧可能です。

　

 予定の参照（内容含む）を許可するが、特定の予定は表示したくない

参照者以上のアクセス権を付与しているユーザーにも見られたくない予定には「非公開」の設定を行います。（公開方法が「空き時間」の予定も参照者以上の権限を持つユーザーからはアクセスできるため）

1. 非公開にしたい予定アイテムを開く

2. 「予定」タブにある「非公開」ボタンをクリック

非公開の予定は所有者アクセス許可を付与されたユーザーでも表示できませんが特定のユーザーには公開することもできます。↓

　

非公開の予定を特定のユーザーに閲覧許可する

代理人として指定されており「非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する」ユーザーは非公開の予定も閲覧可能です。

1. 「ファイル」タブ−「アカウント設定▼」−「代理人アクセス」をクリック

2. 「追加」をクリックし、代理人を指定して「OK」をクリック

3. 代理アクセスダイアログで、「代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する」にチェックを入れて「OK」をクリック

4. 「OK」をクリックして全てのダイアログを閉じる
   → 代理人として指定されたユーザーは共有している予定表で非公開の予定も表示可能になります。

≪注意≫
代理アクセスダイアログでは、既定のフォルダ（予定表／仕事／受信トレイ／連絡先／メモ／履歴）のアクセス権が表示されます。ダイアログを閉じる為にOKをクリックした時点で、ここでのアクセス権の内容は、現在設定されているフォルダのアクセス権を上書いてしまいます。もし既に設定されたフォルダへのアクセス権が上書きされた場合は、再度設定しなおす必要があります。