|
◆ 現象 ◆
差し込み印刷で≪Next Record≫が印刷されてしまう（ラベル）
◆ 解決法
◆
次のいづれかの方法を行います。
■ 方法1：Next Recordを一括削除する
-
≪Next Record≫を1つ範囲選択し、Ctrl+Cキーでコピーする
-
「ホーム」タブ−「置換」をクリック
-
「検索する文字列」ボックスでCtrl+Vキーを押す
-
「すべて置換」をクリック
→ ≪Next Record≫が全て削除されます。「OK」−「閉じる」でダイアログを閉じます。
■ 方法2：新規文書に差し込む（ダミーのデータファイルを接続）
★頻繁に編集し、複数ラベルに一括反映する方はこちらが便利です。
-
「差し込み文書」タブ−「宛先の選択」−「新しいリストの入力」をクリック
-
「新しいアドレス帳」ダイアログでは何もせず「OK」をクリック
-
「アドレス帳の保存」ダイアログで名前を付けて保存する
-
「差し込み文書」タブ−「完了と差し込み▼」で「個々のドキュメントの編集」をクリックし「OK」をクリック
→新規文書にデータが出力されるため≪Next Record≫は削除されます。
★補足：今後メイン文書の編集（更新）が頻繁にある場合は…
ダミーのデータファイルが接続された状態でメイン文書は上書き保存しておきましょう。これにより、メイン文書を編集（更新）後、いつでも新規文書に出力できます。尚、差し込み文書の種類を「ラベル」にしておけば「複数ラベルに反映」により一括反映が可能です。
◆
補足：Next Recordが印刷される状況とは？ ◆
通常、データファイルを利用した差し込み印刷では≪Next
Record≫はメイン文書に表示されるため、これを印刷することはありません。（メイン文書は【ひな形】であり、結果は新規文書またはプリンタに出力してから印刷するため。＝Next
Recordは表示されない。）また、たとえメイン文書を印刷するとしても「結果のプレビュー」状態で出力するはずなので≪Next
Record≫は表示されません。
しかし、複数の同じ宛名ラベル（名刺、チケット、差出人情報など）を作成する場合に「複数ラベルに反映」という一括反映機能が非常に便利であり、これに利用されるNext
Recordフィールドが印刷されてしまうことがあります。（データファイルは不要＝メイン文書という概念はない
ので「完了と差し込み」メニューはグレーアウト）ここでは、このような状況での回避法をご紹介しています。
※なお、Next
RecordはNextフィールドの実行結果(値）です。「値の代わりにフィールドコードを印刷する」のチェックの有無は関係ありません。（チェックが入っているから値（Next
Record）が印刷されるのであり、チェックを外せばフィールドコード｛Next}が印刷されるだけのこと）
|