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差し込み印刷でIfフィールドやNextフィールドを使うと、条件を指定して差し込むことができます。
■ シナリオ
社員の面談を行うため、それぞれに下のメッセージを差し込み印刷で作成します。現在のレコードと次のレコードを差し込みます。
「○○さんの面談時刻は△△です。次は□□さんなので、終了したら内線××に連絡してください。」
▼ データファイル
▼ 完成イメージ
差し込み印刷で1枚の用紙に連続してメッセージを作成して配布します。（★色部分が差し込みフィールド）
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山田さんの面談時刻は13:00です。次は佐々木さんなので、終了したら内線5013に連絡してください。
佐々木さんの面談時刻は13:30です。次は佐藤さんなので、終了したら内線5014に連絡してください。
……
以下同様に続く……
中山さんの面談時刻は15:30です。 |
■ 差し込み手順 （★メイン文書：レター
※1 ）
常に現在のレコード（氏名
・時間）と、次のレコード（氏名・内線番号）のフィールドを挿入するため次のように記述します。
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≪氏名≫さんの面談時刻は≪時間≫です。次は≪NextRecord≫
≪氏名≫さんなので、終了後内線≪内線番号≫に連絡してください
。 |
≪NextRecord≫が挿入されると次のレコードに移るため、≪NextRecord≫以降の≪氏名≫と≪内線番号≫は次レコードの値が差し込まれます。
↓↓↓↓↓
その文章をページいっぱいにコピーすることで、データファイルから全レコードが差し込まれます。
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≪氏名≫さんの面談時刻は≪時間≫です。次は≪NextRecord≫
≪氏名≫さんなので、終了後内線≪内線番号≫に連絡してください
。
≪氏名≫さんの面談時刻は≪時間≫です。次は≪NextRecord≫
≪氏名≫さんなので、終了後内線≪内線番号≫に連絡してください
。
………以下同文 |
↓↓↓↓↓
しかしこれだけではデータ（レコード）がなくなると、次のような形で表示されてしまいます。
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中山さんの面談時刻は15:30です。次はさんなので、終了後内線に連絡してください
。
さんの面談時刻はです。
次はさんなので、終了後内線に連絡してください。
さんの面談時刻はです。
次はさんなので、終了後内線に連絡してください。
………… 以下同文 |
そこで、Ifフィールドを使って次の条件を記述してみましょう。(※
これは使い方例であり\b \fスイッチでも回避できます）
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≪氏名≫ が空なら何も入力しない、空でないなら
≪氏名≫さんの面談時刻は≪時間≫です と入力
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≪NextRecord≫を挿入し、次のレコードへ送る
-
≪氏名≫が空なら何も入力しない、空でないなら 次は≪氏名≫さんなので、終了後内線≪内線≫に連絡してください
と入力
（≪NextRecord≫後の≪氏名≫と≪内線≫は次レコードを参照）
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If
≪氏名≫="" "" "≪氏名≫さんの面談時刻は≪時間≫です。
≪NextRecord≫ If
≪氏名≫="" "" "次は≪氏名≫さんなので、終了後内線≪内線≫に連絡してください。
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フィールドコードで表すと次のようになります。
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{If
{MergeField 氏名}= "" "" "{MergeField 氏名}
さんの面談時刻は{MergeField 時間}です。}
{NEXT} {If
{MergeField氏名}="" "" "次は{MergeField 氏名}
さんなので、終了後内線{MergeField 内線}
に連絡してください。"}
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↓↓↓↓↓
上記の文章をページいっぱいにコピーし「差し込み文書」タブ−「完了と差し込み▼」から「個々のドキュメントの編集」で出力すれば完成です。※2
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補足 -◆---
※1：Nextフィールドを手動で挿入する場合はメイン文書は「レター」である必要があります。「名簿」は1ページに連続して次のレコードを自動差込する
（＝Nextが自動で入る）ため、手動でNextフィールドを挿入すると”次の次のレコード”が差し込まれ1レコード
ずつ飛んでしまいます。
※2：レターは、通常1ページに1レコード差し込む仕組みです。「完了と差し込み▼」からの出力時に自動で1レコードずつ次ページに送られるため、今回のように手動
のNextフィールドで次レコードへ送ると、ページ末尾から次ページにいくときに手動+自動によりレコードが1つ飛んでしまいます
。例えば…↓↓
▼メイン文書（3件ずつ）
↓↓差し込むと…↓↓（次ページに差し込む際、次レコードへ移る）
▲レターは1ページに1レコード差し込まれる仕組みなので、次ページに差し込む際、自動的に次レコードに移ります。そのため結果的に1レコードずれる（抜け落ちる）という現象が起こります。（今回の例でいうと林さんの次は吉田さん、としたいのに強制的な次レコード送りで林さんの次の吉田さんからスタートしてしまう）
回避策
自動で次ページに差し込まれないようにすればよいので、1ページに格納できるレコード数ずつ出力します。例えばメイン文書に10レコード分コピーした場合は1~10、11~20、21~30ずつ出力します。
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